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Comment bien s’organiser au travail ?



Comment bien s’organiser au travail ?

Comment gérer votre temps au travail ? Pour être efficace dans votre activité, il est impératif d’être organisé. Votre environnement et votre planification vont influer sur l’avancement de vos tâches. Il s’agit d’une problématique qui touche de nombreux professionnels, à laquelle nous allons tenter de répondre.

S’organiser est une question d’habitude et de méthode, découvrez les 4 conseils à mettre en place pour optimiser votre efficience au bureau.

1.Plan Do Check Act (PDCA)

La roue de Deming, est un outil mnémotechnique qui permet d’améliorer la qualité de votre organisation. Elle se décompose en 4 étapes :

- Plan : préparer et planifier le projet à réaliser.

Tout d’abord, pour un maximum d’efficacité, concentrez-vous sur 5 tâches maximum par jour.

Décomposez les activités complexes en plusieurs tâches plus faciles qui vont permettront d’avancer plus rapidement.

Et enfin, finissez chaque tâche avant de passer à une autre, faire une chose à la fois est plus efficace que de faire du multitâche.

Cette étape a pour objectif d’analyser la situation, d’identifier et définir le problème et enfin de rechercher une solution.


- Do : développer, réaliser, mettre en place.

Il est important de bien maîtriser la portée de chacune des actions planifiées, dans le but les monitorer plus aisément et d’optimiser votre journée.

Cette étape permet de déployer, mettre en production mais également de tester et expérimenter la solution retenue.

- Check : contrôler, vérifier.

Cette étape consiste à contrôler l’aptitude de la solution, l’efficacité des actions initiées, c’est pourquoi il est nécessaire d’avoir des indicateurs de performances adaptés.

Cette analyse permet de valider la solution ou d’améliorer son processus.

- Act : agir, ajuster, réagir.

Cette étape permet d'optimiser le processus, d’améliorer l’organisation, les outils et les méthodes.

Cela permet de retravailler les axes d’amélioration en revenant à la phase «PLAN».

Le PDCA est un outil permettant d’obtenir des résultats durables ainsi qu’une amélioration continue.

2. Outils

Pour être efficace et productif, de nombreux outils sont mis à votre disposition.Découvrez les outils fondamentaux :

- Une boîte mail :
Afin d'être efficace au quotidien, vous devez maîtriser votre boîte de réception. Pour cela, il est impératif d’être organisé en évitant d’accumuler les messages.
Nous vous conseillons de créer différents fichiers, qui vous permettront de trier vos mails dès réception.

- Un agenda :
Cet outil vous servira répartir efficacement votre temps, il doit être un pilier de votre système d’organisation.

Vous pourrez ainsi établir votre emploi du temps, gérer vos priorités et planifier vos activités.

Soyez ambitieux, mais ne pas vous surcharger pas, programmer seulement 60% de votre temps pour laisser de la place aux événements imprévisibles : urgences, interruptions, manque de concentration. Par conséquent, garder du temps libre et ainsi ne pas prendre de retard dans vos projets en cours.

Simplifier le travail en équipe, partager votre agenda avec vos collaborateurs, faciliter la prise de rendez-vous.

Pour aller plus en profondeur, vous pouvez travailler en parallèle avec un gestionnaire de tâches, cela vous permettra de contrer les imprévus et d'éviter de repousser les tâches sur votre agenda.

- Notes et Stockage :
Les outils de prise de notes ne sont pas à négliger, de nombreuses applications sont mise à disposition pour centraliser vos mémos et les stocker.

Dématérialiser ce processus est un gain de temps considérable, si vous avez l’habitude de noter tous sur des post-it ou un bloc note, vous avez tendance à vous éparpiller et perdre du temps à chercher l’information.

En centralisant ce processus, soyez plus efficace et rapide.

 

3. Ne conservez que l’essentiel et savoir déléguer

Tout comme vos mails, prenez le temps de trier vos documents, faites le ménage de tout ce qui ne sert plus, ne vous laissez pas déborder par la paperasse.

Organisez également votre espace de travail et sauvegardez vos éléments importants sur un disque dur externe ou encore sur un drive partagé, cela vous permettra de ne perdre aucune information en cas de problèmes informatiques.

Apprenez à déléguer, faîtes appel à votre n+1 pour les tâches qui vous dépassent et au n-1 celles qui n’exigent de vous qu’une supervision. Pour déterminer ces tâches, vous pouvez utiliser des outils, notamment la Matrice Eisenhower.

• Les tâches urgentes et importantes : à réaliser vous-même, rapidement.

• Les tâches importantes, mais peu urgentes : à réaliser vous-même, mais à planifier pour plus tard.

• Les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer dans les plus brefs délais.

• Les tâches peu urgentes et peu importantes : à mettre de côté ou à abandonner.

 

4. Limiter les distractions et faîtes des pauses régulières


Maintenant, que vous connaissez notre approche et que vous avez les outils en main, vous devez adapter votre attitude au travail.

Faites au mieux pour éviter d’être dérangé au travail, éliminez toutes les distractions, si vous êtes en train de réaliser une tâche importante ne répondez pas au téléphone.

De même, il est important de prendre des pauses régulières, si vous vous sentez fatigué, il est préférable de prendre un moment pour vous déconnecter du travail pour mieux vous concentrer par la suite.

Avoir un bon rythme de sommeil peut également vous aider à rester concentré sur vos différentes tâches.

 

À vous de jouer !